ECO informa: Protección de la Información Empresarial
Otis opera en un entorno muy competitivo y los empleados manejan información confidencial a diario. Para mantener esta ventaja competitiva en el mercado, debemos ser diligentes y proteger la información de la empresa, así como la información que recibimos de nuestros clientes y proveedores.
Es fundamental asegurarnos de transmitir una comunicación correcta, por los medios adecuados, y transmitir solo la información necesaria.
Aquí tenemos varios ejemplos de situaciones en las que es necesario proteger la información de la empresa:
- Conversaciones sobre asuntos laborales en lugares públicos, como restaurantes, cafés o transporte público.
- Conversaciones telefónicas con compañeros o clientes sobre la empresa en entornos públicos.
- Abrir correspondencia o leer información comercial en zonas públicas o en reuniones con terceros.
- Publicación de información sobre la empresa o terceros relacionados con la empresa en redes sociales, como LinkedIn, Facebook o Twitter, sin su permiso.
- Presentaciones o divulgación de documentos confidenciales de la empresa en reuniones o conferencias sin el consentimiento correspondiente.
- Los documentos e impresiones con datos confidenciales deben ser tratados con la seguridad de que ningún tercero conozca su contenido.
- Protección de la información de la empresa cuando tengamos la pantalla del ordenador abierta en zonas públicas.
- Uso del correo electrónico de forma segura, productiva y profesional.
- Los teléfonos móviles y los ordenadores portátiles de la empresa no deben dejarse en vehículos ni descuidados en lugares públicos.
- Evite cualquier comentario, verbal o escrito, sobre asuntos de la empresa.
Además, no hay que olvidar que, como ya se informó en octubre de 2020 (ver ECO INFORMA 025-10/2020) la mayoría de empresas que cotizan en bolsa deben aplicar criterios adicionales de precaución.
Tanto a nivel de nuestra matriz, OTIS (OWC), como en el grupo Zardoya Otis, estas obligaciones nos afectan y existen periodos en los que hay que aplicar restricciones y cautelas adicionales a las del resto del calendario respecto de la información que manejamos o con la que trabajamos.
Se denominan como “períodos de silencio” (“quiet period”). En Otis (OWC) este periodo comienza el día 10 del último mes de cada trimestre financiero (es decir, 10 de marzo, 10 de junio, 10 de septiembre y 10 de diciembre) hasta que se anuncian públicamente los resultados trimestrales, mientras que en Zardoya Otis seria durante los 30 días anteriores a las fechas de publicación de resultados financieros, que ocurren como máximo el 31 de enero, el 15 de abril, el 31 de julio y el 15 de octubre de cada año.
Todos los empleados de las empresas pertenecientes al grupo Zardoya Otis como empresa cotizada en la bolsa española, deben ser conscientes de estas limitaciones y aplicara un especial cuidado respecto de la información financiera o confidencial de que dispongan. En esos periodos, hay también restricciones legales para la venta, compra o cualesquiera operaciones con acciones de Zardoya Otis para aquellas personas que conozcan información financiera o relevante.
El motivo de los períodos de silencio es que nadie puede ser informado de los resultados del desempeño financiero de la compañía mientras que se recopila, consolida y verifica la información – un proceso que no se completa hasta la publicación de dicha información en medios públicos (en nuestro caso, a través de CNMV y de nuestra página web corporativa dado que la información a publicar puede afectar a las expectativas del mercado o al precio de la acción.
La empresa garantiza la protección de la información a través de contratos, políticas y controles, pero nosotros somos también responsables de proteger la información que nos confía la empresa. Parte de esta información, si se expone al público, puede perjudicarnos y dañar la imagen y la reputación de la empresa.
En caso de duda, puedes contactar con tu jefe directo, con el Departamento Jurídico o con el ECO.